E-Rechnung: Welche Vermieter jetzt schleunigst handeln sollten!

Deutschland macht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung: Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Regelung betrifft auch Vermieter – von großen Wohnungsunternehmen bis hin zu privaten Eigentümern.

Was gilt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, reduzieren Fehler und sparen Zeit. PDF-Rechnungen hingegen gelten nicht als elektronische Rechnungen, da sie keine automatisierte Verarbeitung erlauben.

Wer ist betroffen?

Laut Umsatzsteuergesetz müssen alle Vermieter, die im B2B-Bereich tätig sind, E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch private Vermieter, sofern sie an Gewerbemieter vermieten.

Für Geschäfte mit Privatmietern sowie Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gilt diese Pflicht nicht.

Was müssen Vermieter tun?

Zunächst müssen Vermieter sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und speichern können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Für die Anzeige und Prüfung von E-Rechnungen ist jedoch spezielle Software erforderlich, insbesondere bei Formaten wie XRechnung. Es gibt kostenfreie und kostenpflichtige Tools, die diese Funktionalitäten bieten.

Sandra von Möller vom Verbraucherschutzverein „Wohnen im Eigentum“ empfiehlt, Rechnungen zusätzlich auf externen Speichermedien wie USB-Sticks oder Festplatten zu sichern, um Datenverluste zu vermeiden und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Gibt es Strafen für Verstöße?

Zwar drohen keine Bußgelder bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht, jedoch können Vermieter ohne geeignete Software in Zahlungsverzug geraten. Dies birgt das Risiko von Mahnkosten, Verzugszinsen oder sogar rechtlichen Auseinandersetzungen.

Übergangsfristen für Vermieter

Bis Ende 2026 können Unternehmen in Absprache mit dem Empfänger weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden. Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro haben sogar bis Ende 2027 Zeit, sich umzustellen.

Fazit: Jetzt handeln statt später bereuen

Die E-Rechnungspflicht ist Teil eines größeren Digitalisierungsschritts, der langfristig Vorteile wie weniger Verwaltungsaufwand und geringere Kosten bringen soll. Vermieter sollten diese Zeit nutzen, um sich mit den notwendigen Tools und Prozessen vertraut zu machen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden und unnötige Risiken zu vermeiden.