Bei der Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter die Kosten nicht nach Belieben auf seine Mieter umlegen. Er muss für die einzelnen Kostenpositionen einen Verteilerschlüssel anwenden. Davon gibt es insgesamt vier.
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Übersicht
- Was ist ein Verteilerschlüssel?
- Variante 1: Verteilerschlüssel nach Verbrauch
- Variante 3: Verteilerschlüssel nach Personenzahl
- Variante 4: Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
- Die vier gängigen Verteilerschlüssel kompakt
- Sonderfall im Mietvertrag: Umlage nach „billigem Ermessen“
- Verteilerschlüssel bei Leerstand
- Wer legt den Verteilerschlüssel fest?
- Können Wohnungen im selben Haus mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln abgerechnet werden?
Was ist ein Verteilerschlüssel?
Sofern im Mietvertrag vereinbart, können Vermieter umlagefähige Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten mit ihren Mietern abrechnen. Der Verteilerschlüssel oder auch Umlageschlüssel ist dann eine Regelung, wie die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Vermieter können zwischen vier verschiedenen Verteilerschlüsseln wählen, nach denen der Anteil der Mieter an den Nebenkosten umgelegt wird:
- Verbrauch
- Anteil der Wohnfläche
- Personenzahl
- Wohneinheit
Üblicherweise kommen in einer Nebenkostenabrechnung – je nach Nebenkostenposition – unterschiedliche Verteilerschlüssel zur Anwendung. In der Abrechnung muss jeweils stehen, welcher Umlageschlüssel für welche Nebenkostenposition verwendet wurde.
Wichtig: Warme Nebenkosten (Heizung, Warmwasser) müssen grundsätzlich überwiegend nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden.
Legt der Vermieter im Mietvertrag keinen Verteilerschlüssel fest, muss er in der Regel nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche, also nach Quadratmetern, umlegen (§ 556a, Abs. 1 BGB).
Unterschied zwischen warmen und kalten Nebenkosten
Verbrauchsabhängige Nebenkosten sind die sogenannten warmen Nebenkosten wie Heizung und Warmwasser. Laut Heizkostenverordnung (HeizkostenV) müssen 50 bis 70 Prozent dieser warmen Nebenkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 7 HeizkostenV). Wird gegen diese Regelung verstoßen, könnte der Mieter gemäß eines Urteils des Bundesgerichtshofs (BGH) 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abziehen (BGH. Az.: VIII TR 67/03). Für den übrigen Anteil gilt der Wohnflächenschlüssel (§ 7 HeizkostenV).
Nach dem Anteil der Wohnfläche werden dann in den meisten Fällen auch alle verbrauchsunabhängigen Nebenkosten – also alle sogenannten kalten Nebenkosten – berechnet. Für diese Nebenkosten können auch die Verteilerschlüssel nach Personenzahl oder nach Wohneinheit angewendet werden.
Ab 2024 müssen Vermieter in der Heizkostenabrechnung außerdem die Aufteilung der Kosten für die CO2-Abgabe angeben. Dafür werden Gebäude in ein Stufenmodell eingruppiert. Es gilt: Je niedriger die Energieeffizienz eines Gebäudes, desto höher der Anteil, den der Vermieter zahlen muss.
Mit dem Online-Rechner des Bundeswirtschaftsministeriums können Eigentümer ihre Eingruppierung in das Stufenmodell berechnen.
Variante 1: Verteilerschlüssel nach Verbrauch
Das kann abgerechnet werden: Die Abrechnung der Nebenkosten nach Verbrauch kann nur bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten angewendet werden. Das sind die sogenannten warmen Nebenkosten, also zumeist Heizung und Warmwasser.
Die Umlage ist zum Beispiel auch bei den Kosten für Kaltwasser möglich, wenn jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler hat.
Die Umlage ist zum Beispiel auch bei den Kosten für Kaltwasser möglich, wenn jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler hat. Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin, nennt ein weiteres Beispiel: „Die Fahrstuhlkosten könnten verbrauchsabhängig berechnet werden, wenn der Kostenanteil der einzelnen Mieter durch Fahrstuhlkarten messbar gemacht würde. Das bedeutet aber einen größeren Verwaltungsaufwand für den Vermieter.“
Das muss der Vermieter beachten: Der Vermieter muss 50 bis 70 Prozent der warmen Nebenkosten über den Verteilerschlüssel nach Verbrauch abrechnen. Außerdem muss der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die dementsprechenden umlagefähigen Kosten darstellen. Eine bloße Verbrauchsschätzung ist laut Gesetz nicht erlaubt.
Vorteile: Der Vermieter ermittelt den Verbrauch durch Ablesen des Wärmemengenmessers, beziehungsweise Wasserzählers. Die Mieter erhalten eine faire Abrechnung ihrer tatsächlich verbrauchten warmen Nebenkosten.
Rechenbeispiel: Verteilerschlüssel nach Verbrauch
Ein Mehrfamilienhaus besteht aus zehn Wohnungen mit je 100 Quadratmetern Wohnfläche. Pro Jahr werden im Abrechnungszeitraum 100.000 Kilowattstunden Energie für Heizung und Warmwasser verbraucht, die je mit zehn Cent abgerechnet werden. Jährlich kostet die Energie für das gesamte Haus also 10.000 Euro.
Familie A mag es gerne warm und verbraucht 20.000 Kilowattstunden (20 Prozent des Gesamtverbrauchs des Hauses.
Familie B heizt kaum und verbraucht nur 5.000 Kilowattstunden (5 Prozent des Gesamtverbrauchs des Hauses).
70 Prozent der Kosten werden nach Verbrauch abgerechnet (7.000 Euro) und 30 Prozent nach Wohnfläche. Die Kosten für den Wohnflächenanteil belaufen sich also für das Haus auf 3.000 Euro im Jahr, mithin 300 Euro pro Wohnung.
Familie A zahlt also 300 Euro für den Wohnflächenanteil sowie 20 Prozent von 7.000 Euro (1.400 Euro), insgesamt also 1.700 Euro.
Familie B zahlt also 300 Euro für den Wohnflächenanteil sowie 5 Prozent von 7.000 Euro (350 Euro), insgesamt also 650 Euro.
Variante 2: Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche
Das kann umgelegt werden: Der Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche kann auf sämtliche kalte Nebenkosten angewendet werden. Diese Regelung ist der vom Gesetz vorgesehene Umlageschlüssel.
Das muss der Vermieter beachten: Zur Berechnung des Anteils einzelner Mieter an den Gesamtnebenkosten benötigt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen. Entsprechend seinem Anteil an der Gesamtwohnfläche muss sih der Mieter an den Gesamtnebenkosten beteiligen.
Vorteile: Den Vorteil dieses Umlageschlüssels sieht Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin, darin, dass er leicht zu berechnen sei.
Nachteile: Bei manchen Nebenkostenarten, wie etwa Müllgebühren, kann es zu einer ungerechten Verteilung kommen, etwa wenn unterschiedlich große Familien in vergleichbaren Wohnungen leben. Diese Ungerechtigkeit nimmt der Gesetzgeber in Kauf.
Rechenbeispiel: Verteilerschlüssel nach Wohnfläche
Der Vermieter hat zehn Wohnungen in einem Haus, auf die er die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten umlegen will. Alle Wohnungen bilden zusammen 1.000 Quadratmeter Fläche. Ein Mieter wohnt in einer 100 Quadratmeter großen Wohnung. Auf ihn legt der Vermieter die Nebenkosten also im Verhältnis 100 zu 1.000 um, was in diesem Fall 10 Prozent der gesamten Nebenkosten darstellt.
Wohnungsgröße/Gesamtwohnfläche *100
100 / 1.000 * 100 = 10 %
Gesamtsumme der kalten Nebenkosten: 15.000 Euro
Kostenanteil einer 100-Quadratmeter-Wohnung (10 % ): 1.500 Euro
Variante 3: Verteilerschlüssel nach Personenzahl
Das kann umgelegt werden: Für die Verteilung der kalten Nebenkosten kann auch der Verteilerschlüssel nach Personenzahl genutzt werden.
Das muss der Vermieter beachten: Um den Anteil der Nebenkosten einer Wohnung zu berechnen, muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen leben.
Vorteile: Mit diesem Verteilerschlüssel kann bei manchen kalten Nebenkostenarten wie etwa Müllabfuhr eine bessere Verteilgerechtigkeit erreicht werden: ein Einpersonenhaushalt verursacht in der Regel viel weniger Müll als ein Mehrpersonenhaushalt.
Nachteile: Die Umlage nach Personenanzahl bedeutet einen höheren Verwaltungsaufwand, weil der Vermieter für jede Wohneinheit die exakte Personenanzahl ermitteln muss. Laut Bundesgerichtshof reicht es nicht, die Zahlen des Einwohnermeldeamtes zu verwenden (BGH, Az.: VIII ZR 82/07). „Eventuell reicht es einmal im halben Jahr durchzuzählen, aber auch solche Zeiträume sind strittig“, sagt Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin. Zusätzliche Fragen werfen Leerstandskosten, die grundsätzlich der Vermieter tragen muss, auf. Welche Personenzahl sollte hier angesetzt werden? Der Vermieterexperte sagt: „Es gibt Diskussionen, ob die Kosten bei Leerstand als eine Person zu zählen sind.“ Auch ein Urteil des Bundesgerichtshofs ergab bisher keine klare Richtlinie (BGH AZ: VIII ZR 180/12).
Rechenbeispiel: Verteilerschlüssel nach Personenzahl
In einem Vierfamilienhaus gibt es folgende Aufteilung: In Wohnung A lebt eine Person, in Wohnung B zwei, in Wohnung C sechs und in Wohnung D drei Personen. Der Vermieter legt kalte Nebenkosten in Höhe von 6.000 Euro auf zwölf Mieter um:
- Nebenkosten für den Single-Mieter in Wohnung A: 1/12 = 500 Euro
- Nebenkosten für Mieter der Wohnung B: 2/12 = 1.000 Euro
- Nebenkosten für die Mieter in Wohnung C: 6/12 = 3.000 Euro
- Nebenkosten für die Mieter in Wohnung D: 3/12 = 1.500 Euro
Variante 4: Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
Das kann abgerechnet werden: Eine Wohnung, ein Anteil – Vermieter dürfen die kalten Nebenkosten auf jede einzelne Wohnung mit dem gleichen Anteil verteilen. Dazu müssen sie den Verteilerschlüssel nach Wohneinheit im Mietvertrag vereinbaren.
Vorteile: Bei diesem Umlageschlüssel spart sich der Vermieter einen Teil der Arbeit, die die Umlage nach Wohnungsgröße oder Personenzahl mit sich bringen – keine Flächen berechnen, keine Bewohner zählen. Doch wenn in einer Wohnung deutlich mehr Wasser verbraucht oder Müll verursacht wird, wird die Verteilung schnell ungerecht.
Nachteile: Wird ein Mieter bei den Nebenkosten unangemessen benachteiligt, gilt wieder die Umlage nach Wohnfläche (§ 556a, Abs. 3 BGB). Die Umlage nach Wohneinheit lohnt sich demnach nur für Vermieter, die bei den einzelnen Wohnungen von einem ähnlich hohen Verbrauch ausgehen können.
Rechenbeispiel: Verteilerschlüssel nach Wohneinheit
Bei einem Mehrfamilienhaus mit vier Mietwohnungen verteilen sich Nebenkosten in Höhe von 6.000 Euro wie folgt:
Nebenkosten je Wohneinheit: 6.000/4 = 1.500 Euro
Die vier gängigen Verteilerschlüssel kompakt
Vermieter in Deutschland können grundsätzlich alle vier gängigen Verteilerschlüssel anwenden. Einige haben Besonderheiten – alle vier Varianten haben Vor- und Nachteile:
Verteilerschlüssel | Besonderheiten | Vorteile | Nachteile |
nach Verbrauch | Die Kosten müssen zu 50 bis 70 Prozent der verbrauchsabhängig abgerechnet werden | Fair und einfach zu ermitteln (zum Beispiel über Wasserzähler) | Muss mit anderen Verteilerschlüsseln kombiniert werden |
nach Anteil der Wohnfläche | Der vom Gesetz vorgesehene Verteilerschlüssel für verbrauchsunabhängige Nebenkosten | Leicht zu berechnen | Bei unterschiedlich großen Familien gewisse Ungerechtigkeit möglich |
nach Personenzahl | - | Für manche Nebenkostenarten gerecht. | Vermieter muss die Zahl der Personen in den Wohnungen ermitteln |
nach Wohneinheit | - | Leicht zu berechnen | Bei unterschiedlich stark besetzten Mietparteien läuft der Vermieter Gefahr, dass Mieter unangemessen benachteiligt werden |
Der Abrechnungszeitraum
Nebenkosten sind grundsätzlich in einem 12-Monats-Abrechnungszeitraum abzurechnen. Das ist oft der Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres, es kann aber auch ein anderer Zeitraum sein, etwa vom 1. Juli eines Jahres bis zu 30. Juni des Folgejahres. Legt sich er Vermieter einmal auf einen solchen Zeitraum fest, so ist er daran gebunden.
Sonderfall im Mietvertrag: Umlage nach „billigem Ermessen“
Der Vermieter muss sich nicht sofort auf einen Verteilerschlüssel festlegen, er kann auch in den Mietvertrag schreiben, dass er die Nebenkosten in der ersten Abrechnungsperiode nach „billigem Ermessen“ festlegt. Damit schiebt er die Entscheidung für einen bestimmten Umlageschlüssel jedoch lediglich auf: Mit der ersten Nebenkostenabrechnung muss er sich für einen Schlüssel entscheiden (BGH VIII ZR 257/13).: „Sich die Option offen zu halten hat daher wenig Sinn“, sagt Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin. Eine Änderung dieses Verteilerschlüssels ist anschließend nur im gegenseitigen Einvernehmen möglich.
Verteilerschlüssel bei Leerstand
Wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche abrechnet, muss er die Kosten des Leerstands selbst tragen und kann sie nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (BGH VIII ZR 159/05).
Rechtlich strittig ist der Fall, wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Personen abrechnet. Denn entscheidend ist dann die Frage, wie viele Personen für die leere Wohnung angenommen werden.
Sonderfall: Gemischt genutzte Einheiten
In einem Haus können sich sowohl Wohn- als auch Gewerbeeinheiten befinden – es wird dann gemischt genutzt. Also zum Beispiel wenn sich im Erdgeschoss eine Gaststätte befindet und in den übrigen Stockwerken Wohnungen. Auch solch gemischt genutzte Einheiten müssen Vermieter nicht getrennt abrechnen. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (BGH, Urteil vom 8. März 2006 VIII ZR 78/05).
Allerdings dürfen die privaten Mietparteien durch eine höheren Verbrauch der Gewerbeeinheit nicht unverhältnismäßig benachteiligt werden.
Wer legt den Verteilerschlüssel fest?
Für alle kalten Nebenkosten empfiehlt der Gesetzgeber zwar den Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche, letztlich legt ihn aber der Vermieter fest. Im Mietvertrag müssen die einzelnen Nebenkostenarten genauso wenig angegeben wie die Verteilerschlüssel. Es reicht laut eines BGH-Urteils (Az.: VIII ZR 137/15) der Satz: „Der Mieter trägt die Betriebskosten“. Erst mit der ersten Abrechnung muss sich der Vermieter dann auf die anzuwendenden Verteilerschlüssel festlegen und bleibt dann in Zukunft daran gebunden.
Können Wohnungen im selben Haus mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln abgerechnet werden?
Grundsätzlich gilt die Vertragsfreiheit. Der Vermieter kann mit jedem Mietvertrag den Verteilerschlüssel, im Rahmen der rechtlichen Einschränkungen, selbst wählen. Er kann für die Berechnung der Nebenkosten also insgesamt unterschiedliche Umlageschlüssel und -kombinationen nutzen. Allerdings müssen diese praktikabel und nachvollziehbar sein.
Können Mieter die Veränderung des Umlageschlüssels fordern?
Es ist möglich, dass Mieter eine Änderung des Umlageschlüssels wünschen. Aber auch das ist in der Regel nur im gegenseitigen Einverständnis beider Vertragspartner möglich. Anders ist es allerdings, wenn der Mieter durch einen Verteilerschlüssel unverhältnismäßig benachteiligt wird, dann muss in jedem Fall nachjustiert werden, damit die Nebenkostenabrechnung nicht anfechtbar ist.