Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung – ein Überblick

Sofern im Mietvertrag vereinbart, können Vermieter umlagefähige Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten mit ihren Mietern abrechnen. Der Verteilerschlüssel oder auch Umlageschlüssel ist dann eine Regelung, wie die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Vermieter können zwischen vier verschiedenen Verteilerschlüsseln wählen, nach denen der Anteil der Mieter an den Nebenkosten umgelegt wird:

1. Verbrauch
2. Anteil der Wohnfläche
3. Personenzahl
4. Wohneinheit

Üblicherweise kommen in einer Nebenkostenabrechnung – je nach Nebenkostenposition – unterschiedliche Verteilerschlüssel zur Anwendung. In der Abrechnung muss jeweils stehen, welcher Umlageschlüssel für welche Nebenkostenposition verwendet wurde.

Wichtig: Warme Nebenkosten (Heizung, Warmwasser) müssen grundsätzlich überwiegend nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden.

Das kann abgerechnet werden: Die Abrechnung der Nebenkosten nach Verbrauch kann nur bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten angewendet werden. Das sind die sogenannten warmen Nebenkosten, also zumeist Heizung und Warmwasser.

Die Umlage ist zum Beispiel auch bei den Kosten für Kaltwasser möglich, wenn jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler hat.

Die Umlage ist zum Beispiel auch bei den Kosten für Kaltwasser möglich, wenn jede Mietpartei einen eigenen Wasserzähler hat. Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin, nennt ein weiteres Beispiel: „Die Fahrstuhlkosten könnten verbrauchsabhängig berechnet werden, wenn der Kostenanteil der einzelnen Mieter durch Fahrstuhlkarten messbar gemacht würde. Das bedeutet aber einen größeren Verwaltungsaufwand für den Vermieter.“

Das muss der Vermieter beachten: Der Vermieter muss 50 bis 70 Prozent der warmen Nebenkosten über den Verteilerschlüssel nach Verbrauch abrechnen. Außerdem muss der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die dementsprechenden umlagefähigen Kosten darstellen. Eine bloße Verbrauchsschätzung ist laut Gesetz nicht erlaubt. 

Vorteile: Der Vermieter ermittelt den Verbrauch durch Ablesen des Wärmemengenmessers, beziehungsweise Wasserzählers. Die Mieter erhalten eine faire Abrechnung ihrer tatsächlich verbrauchten warmen Nebenkosten.

Das kann umgelegt werden: Der Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche kann auf sämtliche kalte Nebenkosten angewendet werden. Diese Regelung ist der vom Gesetz vorgesehene Umlageschlüssel. 

Das muss der Vermieter beachten: Zur Berechnung des Anteils einzelner Mieter an den Gesamtnebenkosten benötigt der Vermieter die Gesamtwohnfläche sämtlicher Mietwohnungen. Entsprechend seinem Anteil an der Gesamtwohnfläche muss sih der Mieter an den Gesamtnebenkosten beteiligen.

Vorteile: Den Vorteil dieses Umlageschlüssels sieht Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin, darin, dass er leicht zu berechnen sei.

Nachteile: Bei manchen Nebenkostenarten, wie etwa Müllgebühren, kann es zu einer ungerechten Verteilung kommen, etwa wenn unterschiedlich große Familien in vergleichbaren Wohnungen leben. Diese Ungerechtigkeit nimmt der Gesetzgeber in Kauf.

Das kann umgelegt werden: Für die Verteilung der kalten Nebenkosten kann auch der Verteilerschlüssel nach Personenzahl genutzt werden.

Das muss der Vermieter beachten: Um den Anteil der Nebenkosten einer Wohnung zu berechnen, muss der Vermieter wissen, wie viele Personen in den einzelnen Wohnungen leben.

Vorteile: Mit diesem Verteilerschlüssel kann bei manchen kalten Nebenkostenarten wie etwa Müllabfuhr eine bessere Verteilgerechtigkeit erreicht werden: ein Einpersonenhaushalt verursacht in der Regel viel weniger Müll als ein Mehrpersonenhaushalt.

Nachteile: Die Umlage nach Personenanzahl bedeutet einen höheren Verwaltungsaufwand, weil der Vermieter für jede Wohneinheit die exakte Personenanzahl ermitteln muss. Laut Bundesgerichtshof reicht es nicht, die Zahlen des Einwohnermeldeamtes zu verwenden (BGH, Az.: VIII ZR 82/07). „Eventuell reicht es einmal im halben Jahr durchzuzählen, aber auch solche Zeiträume sind strittig“, sagt Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin. Zusätzliche Fragen werfen Leerstandskosten, die grundsätzlich der Vermieter tragen muss, auf. Welche Personenzahl sollte hier angesetzt werden? Der Vermieterexperte sagt: „Es gibt Diskussionen, ob die Kosten bei Leerstand als eine Person zu zählen sind.“ Auch ein Urteil des Bundesgerichtshofs ergab bisher keine klare Richtlinie (BGH AZ: VIII ZR 180/12).

Das kann abgerechnet werden: Eine Wohnung, ein Anteil – Vermieter dürfen die kalten Nebenkosten auf jede einzelne Wohnung mit dem gleichen Anteil verteilen. Dazu müssen sie den Verteilerschlüssel nach Wohneinheit im Mietvertrag vereinbaren.

Vermieter in Deutschland können grundsätzlich alle vier gängigen Verteilerschlüssel anwenden. Einige haben Besonderheiten – alle vier Varianten haben Vor- und Nachteile:

Nebenkosten sind grundsätzlich in einem 12-Monats-Abrechnungszeitraum abzurechnen. Das ist oft der Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres, es kann aber auch ein anderer Zeitraum sein, etwa vom 1. Juli eines Jahres bis zu 30. Juni des Folgejahres. Legt sich er Vermieter einmal auf einen solchen Zeitraum fest, so ist er daran gebunden.

Der Vermieter muss sich nicht sofort auf einen Verteilerschlüssel festlegen, er kann auch in den Mietvertrag schreiben, dass er die Nebenkosten in der ersten Abrechnungsperiode nach „billigem Ermessen“ festlegt. Damit schiebt er die Entscheidung für einen bestimmten Umlageschlüssel jedoch lediglich auf: Mit der ersten Nebenkostenabrechnung muss er sich für einen Schlüssel entscheiden (BGH VIII ZR 257/13).: „Sich die Option offen zu halten hat daher wenig Sinn“, sagt Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohneigentumsrecht und Vorsitzender von Haus & Grund in Berlin. Eine Änderung dieses Verteilerschlüssels ist anschließend nur im gegenseitigen Einvernehmen möglich.

• Mehr erfahren: Umlageschlüssel, Fristen und Co.: Wie Vermieter Nebenkosten abrechnen

Wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche abrechnet, muss er die Kosten des Leerstands selbst tragen und kann sie nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Das hat der Bundesgerichtshof entschieden (BGH VIII ZR 159/05).

Rechtlich strittig ist der Fall, wenn der Vermieter die Nebenkosten nach Personen abrechnet. Denn entscheidend ist dann die Frage, wie viele Personen für die leere Wohnung angenommen werden.

• Mehr erfahren: Wer zahlt die Nebenkosten bei Leerstand?

Für alle kalten Nebenkosten empfiehlt der Gesetzgeber zwar den Verteilerschlüssel nach Anteil der Wohnfläche, letztlich legt ihn aber der Vermieter fest. Im Mietvertrag müssen die einzelnen Nebenkostenarten genauso wenig angegeben wie die Verteilerschlüssel. Es reicht laut eines BGH-Urteils (Az.: VIII ZR 137/15) der Satz: „Der Mieter trägt die Betriebskosten“. Erst mit der ersten Abrechnung muss sich der Vermieter dann auf die anzuwendenden Verteilerschlüssel festlegen und bleibt dann in Zukunft daran gebunden.

Grundsätzlich gilt die Vertragsfreiheit. Der Vermieter kann mit jedem Mietvertrag den Verteilerschlüssel, im Rahmen der rechtlichen Einschränkungen, selbst wählen. Er kann für die Berechnung der Nebenkosten also insgesamt unterschiedliche Umlageschlüssel und -kombinationen nutzen. Allerdings müssen diese praktikabel und nachvollziehbar sein.

Es ist möglich, dass Mieter eine Änderung des Umlageschlüssels wünschen. Aber auch das ist in der Regel nur im gegenseitigen Einverständnis beider Vertragspartner möglich. Anders ist es allerdings, wenn der Mieter durch einen Verteilerschlüssel unverhältnismäßig benachteiligt wird, dann muss in jedem Fall nachjustiert werden, damit die Nebenkostenabrechnung nicht anfechtbar ist.