Nebenkostenabrechnung prüfen: Wertvolle Tipps für Mieter

Fehlt im Mietvertrag eine ausdrückliche Vereinbarung zur Umlage der Nebenkosten auf den Mieter, sind nur die Heiz- und Warmwasserkosten von ihm zu tragen. Die übrigen Kosten sind bereits durch die Kaltmiete abgedeckt, erklärt Jens Hermann, Fachanwalt für Mietrecht in Nürnberg. Daher ist es ratsam, den Mietvertrag sorgfältig zu überprüfen, um festzustellen, welche Betriebskosten du übernehmen musst.

Für eine rechtsgültige Nebenkostenabrechnung sind verschiedene Informationen erforderlich, darunter:

• Betreffende Wohnung
• Abrechnungszeitraum
• Einzelne Kostenpositionen
• Umlage- oder Verteilerschlüssel (anteilige Kosten für den Mieter)
• Gesamthöhe der Betriebskosten
• Höhe der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters
• Angabe über eine Nachforderung oder Rückzahlung

Grundsätzlich gilt: Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein, ansonsten wird sie als fehlerhaft betrachtet. Unklare Kostenpositionen oder Angaben wie der Verteilerschlüssel Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monat (BGH, Az.: VIII ZR 84/07) machen die Abrechnung ungültig. In einem solchen Fall bist du nicht zur Zahlung dieser Nebenkosten verpflichtet, da du sie nicht überprüfen kannst.

Bei der Auswahl des Verteilerschlüssels hat der Vermieter einen gewissen Spielraum. Dennoch muss dem Mieter klar erkennbar sein, nach welchem Umlageschlüssel abgerechnet wird. Der festgelegte Umlageschlüssel im Mietvertrag ist verbindlich; andernfalls müssen die Nebenkosten nach Wohnfläche verteilt werden.

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) regelt die Verteilung der warmen Betriebskosten, also Heizkosten und Kosten für Warmwasser. Normalerweise müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Bei älteren oder schlecht gedämmten Gebäuden sind oft 70 Prozent üblich, während der Rest nach Wohnfläche verteilt wird (§ 7 HeizkostenV). Weicht der Vermieter hiervon ab, kann der Mieter die geforderten Heizkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).

Ausnahme: Es handelt sich um Mietwohnungen in einem Zweifamilienhaus, und der Vermieter wohnt selbst in einer davon. In diesem Fall können die Heizkosten pauschal abgerechnet werden.

Seit Anfang 2023 tragen Mieter und Vermieter gemeinsam die CO2-Abgabe-Kosten für Gebäude, die mit fossilen Brennstoffen beheizt werden. Entsprechend müssen Vermieter für 2024 eine angepasste Heizkostenabrechnung erstellen. Sie basiert auf einem Stufenmodell, das die CO2-Kosten je nach Energieeffizienz des Gebäudes verteilt. Das Bundeswirtschaftsministerium bietet einen Online-Rechner an. Mieter von Wohnungen mit Etagenheizung oder Einfamilienhäusern müssen den Vermieteranteil selbst berechnen und einfordern, wobei der Ministeriumsrechner und die Abrechnung des Energieversorgers hilfreich sind.

Die Nebenkostenabrechnung muss dir spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden (§ 556, Abs. 3 BGB). Erfolgt keine rechtzeitige Zustellung, bist du von einer Nachzahlung befreit, erhältst jedoch weiterhin eine Rückzahlung.

Die Nebenkostenabrechnung sollte in der Regel einen gültigen Zeitraum von 12 Monaten umfassen (§ 556, Abs. 3 BGB). Ein längerer Zeitraum stellt einen formalen Fehler dar und macht die Abrechnung ungültig, wie Fachanwalt Jens Hermann erklärt. Eine Ausnahme besteht bei einem kürzeren Abrechnungszeitraum, beispielsweise bei einem Einzug im August, wobei der Zeitraum vom 1. August bis 31. Dezember ausreichen würde.

Im Mietvertrag muss eindeutig festgelegt sein, welche Betriebskosten der Mieter übernimmt. Steht im Mietvertrag, dass der Mieter die Betriebskosten oder sämtliche Betriebskosten trägt, gelten alle gängigen umlagefähigen Nebenkosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) als vereinbart (BGH, Az.: VIII ZR 137/15).

Sind nur bestimmte Kosten aufgeführt, musst du auch nur diese zahlen. Eine allgemeine Auflistung wie Sonstige Nebenkosten ist unausreichend. Ist das der Fall, rät Hermann, diese Kosten aus der Abrechnung zu streichen. Konkrete Positionen müssen explizit benannt werden.

Bei Leerstand trägt der Vermieter die entstehenden Kosten. Er darf sie nicht auf die verbleibenden Mieter abwälzen. Die leerstehenden Wohnungen müssen in die Gesamtkosten einbezogen werden. Eine Veränderung der Gesamtquadratmeterzahl im Vergleich zum Vorjahr könnte darauf hinweisen, dass der Vermieter nur die vermieteten Wohnungen in der Abrechnung berücksichtigt hat, um Kosten zu reduzieren.

Bei einer Mischnutzung von Wohn- und Gewerberäumen dürfen Wohnraummieter nicht mit Kosten für die gewerbliche Nutzung belastet werden. Verwaltungskosten können beispielsweise auf Gewerbemieter umgelegt werden, auf Wohnraummieter jedoch nicht.

Oft werden separate Abrechnungen für Wohn- und Gewerbeteile erstellt. Für öffentlich geförderten Wohnraum gilt gesetzlich der Vorwegabzug (§ 20, Abs. 2 Satz 2 Neubaumietenverordnung), um Wohnraummieter vor Kosten zu schützen, die hauptsächlich durch gewerbliche Nutzer entstehen.

Der Vermieter muss sich bei der Nebenkostenabrechnung an den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit halten, sprich ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis beachten (§ 556, Abs. 3 BGB). Trotz möglichen Unmuts müssen Mieter in der Regel hohe Nachforderungen zahlen (BGH, VIII ZR 195/03). Empfindet ein Mieter einzelne Nebenkosten als zu teuer, sollte das durch Belege belegt werden. Insbesondere bei Posten wie Gartenpflege, Gebäudereinigung oder Hausmeisterdiensten rät Fachanwalt Jens Hermann dazu, Angebote von anderen Betrieben einzuholen und Kostenvoranschläge zu vergleichen. 

Das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung ist komplex und fehleranfällig. Vermieter müssen Belege sammeln, Betriebskosten korrekt umlegen und gesetzliche Fristen einhalten. Tägliche Gerichtsentscheidungen im Mietrecht erschweren die korrekte Abrechnung. Häufig machen Vermieter unbeabsichtigt Fehler, indem sie nicht umlagefähige Kosten wie Reparaturen abrechnen.

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen können nicht nur einmalig hohe Nachzahlungen, sondern aufgrund der falschen Abrechnung oft auch eine Erhöhung der Vorauszahlungen nach sich ziehen. Langfristig kann sich das negativ auf deinen Geldbeutel auswirken. Daher ist es besonders ratsam, deine Nebenkostenabrechnung von Fachleuten überprüfen zu lassen.

Grundsätzlich sollten weder du noch dein Vermieter auf zusätzlichen Kosten sitzen bleiben.

• Vorauszahlungen übersteigen die tatsächlichen Kosten: Der Vermieter erstattet den Überschuss innerhalb von 30 Tagen.
• Vorauszahlungen sind niedriger als die tatsächlichen Kosten: Der Mieter begleicht die Differenz innerhalb von 30 Tagen.

Nach Paragraf 556 Abs. 3 BGB sollte die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eintreffen. Der Abrechnungszeitraum erstreckt sich in der Regel vom 01.01. bis 31.12. eines Jahres, und die Abrechnungsfrist des Vermieters läuft vom 01.01. bis 31.12. des Folgejahres. Das bedeutet, die Abrechnung für das Jahr 2023 muss bis zum 31.12.2024 zugestellt werden. Trifft die Nebenkostenabrechnung bei dir zu spät ein, kann sich das auf verschiedene Weisen auswirken:

• Nachzahlungsaufforderung ist hinfällig: Bei verspäteter Zustellung verliert eine Nachzahlungsaufforderung normalerweise ihre Gültigkeit, sprich Mieter müssen keine verspäteten Nachzahlungen leisten. Selbst wenn die Post rechtzeitig vom Vermieter aufgegeben wurde, aber verspätet beim Mieter ankommt, muss der Vermieter für das Fehlverhalten geradestehen (§ 278 BGB / BGH VIII ZR 107/08). Generell muss der Vermieter stets nachweisen, dass er die Verspätung nicht absichtlich oder fahrlässig verursacht hat (BGH, Az.: VIII ZR 249/15).
  Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn beispielsweise der Stromanbieter eine höhere Stromrechnung zu einem späteren Zeitpunkt nachreicht, kann der Vermieter nichts für die Verzögerung und du musst der Nachforderung nachkommen.
• Rückzahlung steht weiterhin zu: Sollten Mieter ein Guthaben aufgrund zu hoher Vorauszahlungen zurückbekommen, bleibt das Recht auf Rückzahlung trotz verspäteter Abrechnung bestehen. Jens Hermann, Fachanwalt für Mietrecht in Nürnberg, betont, dass der Mieter das Recht hat, eine Abrechnung zu bekommen. Insbesondere, wenn er mit einer Rückerstattung rechnen kann, sollte er diese unbedingt einfordern.

Kennst du dich mit den Verjährungsfristen aus, bist du stets auf der sicheren Seite.

Wenn der Vermieter trotz mehrfacher Aufforderung die Belegeinsicht verwehrt, entsteht für den Mieter ein sogenanntes Zurückbehaltungsrecht (§ 273 BGB). Das bedeutet, dass du die geforderte Nachzahlung nicht zahlen musst. Unter Umständen kannst du sogar künftige Zahlungen der Betriebskostenvorauszahlung stoppen (BGH, Az.: VIII ZR 38/11 GE 2012, 825).

Auch können Mieter die Belegeinsicht gerichtlich einklagen. Laut gängiger Rechtsprechung gilt die Belegeinsicht als verweigert, wenn:

• Dein Vermieter die Belegeinsicht schriftlich verweigert.
• Dein Vermieter nicht innerhalb der Frist von 14 Tagen auf die schriftliche Aufforderung reagiert.
• Dein Vermieter nicht alle erforderlichen Belege zeigt.
• Dein Vermieter dir nicht ausreichend Zeit für die Belegeinsicht gewährt.
• Dein Vermieter die Belege nicht ordentlich sortiert.
• Dein Vermieter die Belegeinsicht anderweitig verhindert.