Bei der Betriebskostenabrechnung können Vermieter viele Fehler machen. Unsere Tipps helfen, die schlimmsten Fehler zu vermeiden und eine rechtssichere Betriebskostenabrechnung zu erstellen.
Muster: Betriebskostenabrechnung
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Übersicht
- Was ist die Betriebskostenabrechnung?
- Welche Betriebskosten darf die Abrechnung enthalten?
- Wie lange dauert der Abrechnungszeitraum?
- Welche Fristen gelten bei der Betriebskostenabrechnung?
- Wie muss eine Betriebskostenabrechnung aussehen?
- Fehler in der Betriebskostenabrechnung – was ist zu beachten?
- Kann der Vermieter die Abrechnung vereinfachen?
- Welche Verteilerschlüssel gibt es?
- Wie dürfen Heizkosten abgerechnet werden?
- Betriebskostenvorauszahlung erhöhen: Wie weit darf der Vermieter gehen?
- Darf der Umlageschlüssel geändert werden?
- Wer zahlt Betriebskosten für leerstehende Wohnungen?
Was ist die Betriebskostenabrechnung?
Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie durch diese Immobilie entstehen. Einige dieser Kosten können im Mietvertrag auf den Mieter umgelegt werden – in der Regel werden diese dann durch eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung beglichen. Einmal im Jahr sind Vermieter dann verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen: weicht nämlich die Vorauszahlung von den tatsächlich verbrauchten Kosten ab, müssen die Mieter die Mehrkosten nachzahlen oder erhalten zu viel gezahltes Geld zurück.
Welche Betriebskosten darf die Abrechnung enthalten?
Die Posten, die später in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden dürfen, werden im Mietvertrag vereinbart. Was abgerechnet werden darf, ist abschließend in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Für Kosten, die Vermieter nicht im Mietvertrag aufführen, können sie auch kein Geld verlangen. Allerdings ist es zulässig, im Mietvertrag einfach anzugeben, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Nach der Rechtsprechung umfasst dies dann alle Positionen der Betriebskostenverordnung.
Folgende Betriebskosten listet die Betriebskostenverordnung (BetrKV):
- die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, insbesondere die Grundsteuer,
- Kosten der Wasserversorgung,
- Kosten der Entwässerung,
- Heizkosten und Wartung der Heizungsanlage
- Kosten des Betriebs der Warmwasserversorgungsanlage oder der Wärmelieferung
- Kosten einer verbundenen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage
- Betriebskosten eines Aufzugs
- Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung,
- Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung,
- Kosten der Gartenpflege,
- Kosten der Beleuchtung (z.B. Treppenhaus),
- Kosten der Schornsteinreinigung,
- Kosten der Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude,
- Kosten für den Hauswart,
- Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage, nur noch bis zum 30. Juni 2024: Kabelgebühren
- Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege,
- sonstige Betriebskosten.
Wie lange dauert der Abrechnungszeitraum?
Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt immer 12 Monate. Er lässt sich nicht verlängern und nicht verkürzen, auch nicht vertraglich. Es ist dabei allerdings egal, von wann bis wann er dauert – ein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ist genauso zulässig wie einer vom 1. Juli bis 30. Juni des Folgejahres.
Welche Fristen gelten bei der Betriebskostenabrechnung?
Die Frist, innerhalb der Vermieter die Betriebskostenabrechnung stellen dürfen, beträgt 12 Monate und beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen. Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung für den Mieter allerdings ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen.
Die Jahresfrist gilt übrigens auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist. Auch in diesem Fall hat der Vermieter nach dem Ende der Abrechnungsperiode 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu erstellen.
Bei Eigentumswohnungen muss der Vermieter auch dann fristgerecht abrechnen, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt. Ist die Einjahresfrist verstrichen, kann der Vermieter Nachforderungen der Betriebskosten nur dann geltend machen, wenn er weder absichtlich noch fahrlässig die Verspätung der Jahresabrechnung verursacht hat. Hierfür muss er Beweise vorlegen können. (BGH VIII ZR 249/15).
Wie muss eine Betriebskostenabrechnung aussehen?
Eine Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein – das bedeutet vor allem Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter. Mindestvoraussetzungen sind:
- Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Nur, wenn diese Angaben in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind, ist der Mieter in der Lage, sie nachzuvollziehen. Deshalb ist sie auch nur dann formal richtig.
Fehler in der Betriebskostenabrechnung – was ist zu beachten?
führen inhaltliche Fehler nicht dazu, dass die Frist für die Betriebskostenabrechnung ausläuft. Sprich: Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter auch später noch vornehmen.
Hat der Vermieter etwas vergessen oder zu seinen eigenen Ungunsten falsch berechnet, kann er dagegen nach Ablauf der Abrechnungsfrist nichts mehr vom Mieter verlangen. Übrigens haben Mieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung in der Regel kein Recht auf Belegkopien – etwa von der Abrechnung der Heizkosten. Sie dürfen diese allerdings beim Vermieter einsehen.
Kann der Vermieter die Abrechnung vereinfachen?
In der Regel verwendet der Vermieter bei der Abrechnung das sogenannte Leistungsprinzip. Um den Aufwand der Betriebskostenabrechnung etwas zu verringern, kann der Vermieter auch das sogenannte Abflussprinzip anwenden. Das bedeutet, dass er die Posten abrechnet, für die er selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten hat.
Was bedeuten Abflussprinzip und Leistungsprinzip?
Abflussprinzip bedeutet, dass der Vermieter die Kosten abrechnet, die binnen eines Abrechnungszeitraum tatsächlich mit ihm abgerechnet wurden.
Leistungsprinzip bedeutet dagegen, dass der Vermieter die Betriebskosten abrechnet, die den Abrechnungszeitraum betreffen, auch wenn diese Kosten ihm erst nach Ende des Abrechnungszeitraums berechnet wurden.
Ein Beispiel: Ein Versorger rechnet eine bestimmte Nebenkostenart für den Zeitraum 1.10.2021 bis 30.09.2022 ab, der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten ist aber der 1.01. bis 31.12. eines Jahres.
- Bei einer Abrechnung nach dem Abflussprinzip würde der Vermieter einfach die Rechnungssumme der Versorgerrechnung in die Betriebskostenabrechnung einstellen.
- Bei einer Abrechnung nach dem Leistungsprinzip würde der Vermieter den anteiligen Betrag für die Zeit vom 1.01.2022 bis 30.09.2022 und den anteiligen Betrag vom 1.10.2021 bis 31.12.2021 aus der Vorjahresrechnung Versorgerrechnung in die Betriebskostenabrechnung einstellen.
Zulässig ist eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip dann, wenn sich für den Mieter daraus kein wesentlicher Nachteil ergibt.
Wichtig: Die Methode ist nur für die kalten Betriebskosten zulässig. Heizkosten müssen demgegenüber nach dem tatsächlichen Verbrauch im konkreten Abrechnungszeitraum ermittelt werden.
Welche Verteilerschlüssel gibt es?
Mit dem Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt - wird festgelegt, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Es sind verschiedene Verteilerschlüssel möglich:
- Abrechnung nach der Wohnfläche
- Abrechnung nach Personenzahl
- Abrechnung nach Einheit
- Verbrauchsabhängige Abrechnung (zwingend vorgeschrieben bei Heizung und Warmwasser)
Wie dürfen Heizkosten abgerechnet werden?
Die Heizkosten müssen größtenteils nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Heizkostenverordnung regelt, dass mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen, der Rest nach Wohnfläche.
Ausnahmen gibt es beispielsweise für Alten- und Studentenheime oder für besonders energieeffiziente Gebäude.
- Wie Heizkosten korrekt abgerechnet werden, erfährst du in diesem Artikel.
Betriebskostenvorauszahlung erhöhen: Wie weit darf der Vermieter gehen?
Sind die Betriebskosten gestiegen, darf der Vermieter auch die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen – er darf dabei aber nicht übers Ziel hinausschießen. Selbst wenn ein Vermieter also glaubt, dass die Betriebskosten in Zukunft steigen werden, darf er nur dann einen Zuschlag verlangen, wenn er dies mit Fakten untermauern kann.
- Wie Vermieter die Betriebskosten richtig erhöhen, erfährst du in diesem Artikel.
Darf der Umlageschlüssel geändert werden?
Nur in Ausnahmefällen darf der Vermieter den Umlageschlüssel nachträglich ändern – und das auch nicht eigenmächtig, sondern nur mit der Zustimmung des Mieters. Ausnahme: Wenn nachträglich Geräte zur Verbrauchserfassung eingebaut werden – beispielsweise Wasseruhren. In diesem Fall muss der Vermieter unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung nach tatsächlichem Verbrauch abrechnen.
Wer zahlt Betriebskosten für leerstehende Wohnungen?
Der Vermieter die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen grundsätzlich selbst zahlen – er darf den Umlageschlüssel also nicht so verändern, dass diese Kosten auf andere Mieter übertragen werden.