Betriebskostenabrechnung erstellen: Muster und Infos

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer einer Immobilie durch diese Immobilie entstehen. Einige dieser Kosten können im Mietvertrag auf den Mieter umgelegt werden – in der Regel werden diese dann durch eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung beglichen. Einmal im Jahr sind Vermieter dann verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen: weicht nämlich die Vorauszahlung von den tatsächlich verbrauchten Kosten ab, müssen die Mieter die Mehrkosten nachzahlen oder erhalten zu viel gezahltes Geld zurück.

Die Posten, die später in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden dürfen, werden im Mietvertrag vereinbart. Was abgerechnet werden darf, ist abschließend in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Für Kosten, die Vermieter nicht im Mietvertrag aufführen, können sie auch kein Geld verlangen. Allerdings ist es zulässig, im Mietvertrag einfach anzugeben, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Nach der Rechtsprechung umfasst dies dann alle Positionen der Betriebskostenverordnung.

Der Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten beträgt immer 12 Monate. Er lässt sich nicht verlängern und nicht verkürzen, auch nicht vertraglich. Es ist dabei allerdings egal, von wann bis wann er dauert – ein Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ist genauso zulässig wie einer vom 1. Juli bis 30. Juni des Folgejahres.

Die Frist, innerhalb der Vermieter die Betriebskostenabrechnung stellen dürfen, beträgt 12 Monate und beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr stellen. Ergibt sich bei der verspäteten Abrechnung für den Mieter allerdings ein Guthaben, muss der Vermieter dieses trotzdem auszahlen.

Die Jahresfrist gilt übrigens auch dann, wenn der Mieter zwischenzeitlich ausgezogen ist. Auch in diesem Fall hat der Vermieter nach dem Ende der Abrechnungsperiode 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu erstellen.

Eine Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein – das bedeutet vor allem Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter. Mindestvoraussetzungen sind:

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Nur, wenn diese Angaben in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind, ist der Mieter in der Lage, sie nachzuvollziehen. Deshalb ist sie auch nur dann formal richtig.

führen inhaltliche Fehler nicht dazu, dass die Frist für die Betriebskostenabrechnung ausläuft. Sprich: Korrekturen, die nicht zu Lasten des Mieters gehen, kann der Vermieter auch später noch vornehmen.
Hat der Vermieter etwas vergessen oder zu seinen eigenen Ungunsten falsch berechnet, kann er dagegen nach Ablauf der Abrechnungsfrist nichts mehr vom Mieter verlangen. Übrigens haben Mieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung in der Regel kein Recht auf Belegkopien – etwa von der Abrechnung der Heizkosten. Sie dürfen diese allerdings beim Vermieter einsehen.

In der Regel verwendet der Vermieter bei der Abrechnung das sogenannte Leistungsprinzip. Um den Aufwand der Betriebskostenabrechnung etwas zu verringern, kann der Vermieter auch das sogenannte Abflussprinzip anwenden. Das bedeutet, dass er die Posten abrechnet, für die er selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten hat.

Mit dem Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt - wird festgelegt, wie die Betriebskosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Es sind verschiedene Verteilerschlüssel möglich:

• Abrechnung nach der Wohnfläche
• Abrechnung nach Personenzahl
• Abrechnung nach Einheit
• Verbrauchsabhängige Abrechnung (zwingend vorgeschrieben bei Heizung und Warmwasser)

Die Heizkosten müssen größtenteils nach Verbrauch abgerechnet werden. Die Heizkostenverordnung regelt, dass mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen, der Rest nach Wohnfläche.

Ausnahmen gibt es beispielsweise für Alten- und Studentenheime oder für besonders energieeffiziente Gebäude.

• Wie Heizkosten korrekt abgerechnet werden, erfährst du in diesem Artikel.

Sind die Betriebskosten gestiegen, darf der Vermieter auch die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen – er darf dabei aber nicht übers Ziel hinausschießen. Selbst wenn ein Vermieter also glaubt, dass die Betriebskosten in Zukunft steigen werden, darf er nur dann einen Zuschlag verlangen, wenn er dies mit Fakten untermauern kann.

• Wie Vermieter die Betriebskosten richtig erhöhen, erfährst du in diesem Artikel.

Nur in Ausnahmefällen darf der Vermieter den Umlageschlüssel nachträglich ändern – und das auch nicht eigenmächtig, sondern nur mit der Zustimmung des Mieters. Ausnahme: Wenn nachträglich Geräte zur Verbrauchserfassung eingebaut werden – beispielsweise Wasseruhren. In diesem Fall muss der Vermieter unabhängig von der vertraglichen Vereinbarung nach tatsächlichem Verbrauch abrechnen.

Der Vermieter die Betriebskosten für leerstehende Wohnungen grundsätzlich selbst zahlen – er darf den Umlageschlüssel also nicht so verändern, dass diese Kosten auf andere Mieter übertragen werden.