Nebenkostenabrechnung erstellen: Was müssen Vermieter wissen?

Wenn Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie gleich mehrere Kriterien erfüllen. Wer sie missachtet, kann oft nicht alle Nebenkosten einfordern. Hol dir auch unsere kostenlose Musterabrechnung.

Die Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter seinem Mieter jährlich zur Verfügung stellen. Sie dient dazu, die tatsächlichen Nebenkosten eines Zeitraums über 12 Monate exakt abzurechnen.

Dazu gehören:

• Auflistung der Gesamtkosten
• Angabe des Verteilerschlüssels
• Berechnung des Mieteranteils
• Abzug der Vorauszahlungen

Ergibt sich eine Differenz zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten, muss der Mieter entweder nachzahlen oder erhält eine Gutschrift.

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• Sach- und Haftpflichtversicherung (beispielsweise Wohngebäudeversicherung)
• Hauswart
• Betrieb der Gemeinschafts-Antennenanlage, bis zum 30. Juni 2024 auch die Kosten für den Kabelanschluss, dann entfällt das Nebenkostenprivileg.
• Betrieb der Einrichtungen für die Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

• Wurde im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter die Nebenkosten zu tragen hat, darf der Vermieter die Nebenkosten mit dem Mieter abrechnen.
• Ist nichts vereinbart, ist die gezahlte Miete eine Inklusivmiete, mit der alle Nebenkosten abgegolten sind.
• Werden im Mietvertrag die einzelnen Nebenkostenpositionen benannt, sind sie bindend. Sie gelten vor dem Gesetz als abschließende Aufzählung (Enumerationsprinzip).Eine vergessene Position kann dann nicht nachträglich abgerechnet werden.

Info: Es müssen nicht sämtliche umlagefähigen Nebenkosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) einzeln aufgezählt werden. Es reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ um die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Nebenkosten zusammenzufassen. Da dieser Begriff gesetzlich definiert ist und seit langem allgemein üblich ist, bedarf er keiner weiteren Erläuterungen (BGH, Az.: VIII ZR 137/15).

Nur wer weitere Nebenkosten umlegen möchte, die unter „Sonstige Betriebskosten“ fallen, muss diese aber extra nennen. Zum Beispiel die Wartung von Dunstabzugshauben oder Rauchmeldern.

Wenn Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen, müssen sie auf formale und inhaltliche Details achten:

• Abrechnungszeitraum angeben: exakt 12 Monate
• Zusammensetzung der Gesamtkosten angeben
• Nebenkostenpositionen nachvollziehbar angeben
• Gesamtkosten nachweisen: Belegeinsicht genügt meist
• Verteilerschlüssel bzw. Umlageschlüssel angeben
• Anteil des Mieters nennen
• Abzug eventueller Vorauszahlungen berücksichtigen

Im Mietvertrag sollten Vermieter festlegen, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Dazu gibt es Umlageschlüssel. Gibt es keine Regel, müssen die kalten Betriebskosten in der Regel nach dem Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden (§ 556a, Abs. 1 BGB).

Die warmen Neben- und Heizkosten müssen nach Gesetz zum Großteil verbrauchsabhängig berechnet werden. Grundsätzlich müssen Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 und höchstens zu 70 Prozent nach Verbrauch abrechnen. Tun sie das nicht, darf der Mieter 15 Prozent von den abgerechneten Heizkosten abziehen (BGH, Az.: VIII TR 67/03).

Bei älteren oder schlecht gedämmten Wohnungen kann eine höhere Umlage nach Verbrauch fällig werden, so dass 70 Prozent die Regel sind. Der übrige Anteil der warmen Nebenkosten ist nach Wohnfläche zu berechnen (§ 7 HeizkostenV).

Bei den übrigen Nebenkosten sind folgende Verteilerschlüssel möglich:

•     nach Verbrauch
•     nach Anzahl der Personen
•     nach Wohneinheit
•     nach Anteil der Wohnfläche

Die Nebenkosten müssen grundsätzlich einmal jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnungsperiode umfasst einen Zeitraum von 12 Monaten (§ 556, Abs. 3 BGB).

Der Zeitraum kann sich nach dem Kalenderjahr richten. Das ist aber nicht zwingend. Einfacher, weil damit die Heizperiode zwischen Oktober und April nicht geteilt wird, kann auch im Sommer die Nebenkostenabrechnung erfolgen. Zum Beispiel zwischen 1. Juli 2023 und 30. Juni 2024.

Manchmal stimmt der Zeitraum, der dem Vermieter zum Beispiel von einem Versorger oder einer Versicherung in Rechnung gestellt wird, nicht mit dem Abrechnungszeitraum der Nebenkosten überein. Dann gilt das sogenannte Abfluss- oder Leistungsprinzip.

Ein Beispiel: Die Abrechnungsperiode für die Nebenkostenabrechnung bzw. der Betriebskostenabrechnung ist auf den 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres festgelegt. Die Wohngebäudeversicherung rechnet aber den Zeitraum 1. Dezember bis 30. November des Folgejahres ab. In solchen Fällen kann der Vermieter in der Regel nach dem Abflussprinzip abrechnen, und die komplette Rechnung in die Abrechnung für das Gesamtjahr einbeziehen.

Der Vermieter muss hier also nicht jeweils anteilig eine Rechnung über die Wohngebäudeversicherung eines Jahres und eine Rechnung des Folgejahres abrechnen.

Aber Vorsicht: Die Anwendung des Abflussprinzips ist unzulässig, wenn ein Mieter hierdurch grob benachteiligt würde. Auch darf das Prinzip nicht auf die Heizkosten angewendet werden, da diese überwiegend verbrauchsanteilig abgerechnet werden müssen (BGH, Az.: VIII ZR 156/11).

Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergesellschaft dient nicht als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung für die Mieter. Der Bundesgerichtshof urteilte, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskosten innerhalb der Jahresfrist mit seinem Mieter abrechnen muss. (BGH, Az.: VIII ZR 249/15).

Zahlt zum Beispiel ein Mieter eine fällige Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht und der Vermieter unternimmt nichts dagegen, so gilt die regelmäßige Verjährungsfrist. Diese beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Fällt dem Vermieter also erst nach Ablauf der Frist auf, dass der Mieter eine Nachzahlung nicht geleistet hat, so geht er in der Regel leer aus.

Es liegt ein inhaltlicher Fehler in der Nebenkostenabrechnung vor, wenn der Vermieter:

• nicht die vereinbarten Nebenkosten abrechnet
• eine Abrechnungsposition vergisst
• einen Berechnungsfehler macht.

Das können Vermieter tun: Für die Korrektur von inhaltlichen und formellen Fehlern gilt die Abrechnungsfrist von 12 Monaten. Danach kann er wegen falscher Angaben, Rechenfehler oder vergessenen Kostenpositionen in der Nebenkostenabrechnung für kein Geld mehr bereits erstattetes Guthaben vom Mieter zurückverlangen (BGH, Az.: VIII ZR 190/06; Az.: VIII ZR 57/04).

In Ausnahmefällen können Vermieter auch nach Ablauf der Frist nachfordern: Jedenfalls dann, wenn der Vermieter nichts dafür kann, dass er die Nebenkosten erst verspätet abrechnet: Zum Beispiel, wenn die Grundsteuer rückwirkend erhöht wird und er nicht die nötigen Unterlagen hatte, um diese Kosten einzufordern. Sobald der Vermieter die nötigen Unterlagen erhält, sollte er aber innerhalb von 3 Monaten nachfordern (BGH, Az.: VIII ZR 264/12; Az.: VIII ZR 220/05).