Aktualisiert am 02.10.2024 von 
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Betriebskosten beziehungsweise Nebenkosten entstehen dem Vermieter durch den Besitz einer Immobilie. Per mietvertraglicher Vereinbarung kann er die Betriebskosten teilweise auf seine Mieter umlegen. Das müssen Vermieter und Mieter beachten – inklusive PDF zur Nebenostenabrechnung.
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Übersicht
- Was sind Betriebskosten?
- Wie werden Betriebskosten verteilt?
- Die Betriebskostenabrechnung – das gehört rein
- Betriebskostenabrechnung: Tipps für Vermieter
- Betriebskostenabrechnung: Tipps für Mieter
- So können Mieter Nebenkosten von der Steuer absetzen
- Alternative zur Vorauszahlung: Betriebskostenpauschale
Was sind Betriebskosten?
Laut Betriebskostenverordnung sind Betriebskosten „die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ (§ 1 BetrKV)
Einen Teil dieser Kosten kann der Vermieter auf seine Mieter, in Form einer Vorauszahlung oder einer Betriebskostenpauschale umlegen. Allerdings muss das explizit im Mietvertrag vereinbart werden. Fehlt eine entsprechende Klausel, so zahlt der Vermieter die Betriebskosten.
Welche Betriebskosten können auf den Mieter umgelegt werden?
Manche Nebenkosten können Vermieter auf ihre Mieter umlegen. Foto: djedzura / istock.com
Der Vermieter darf nur bestimmte Kosten auf seine Mieter umlegen. Dazu gehören:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizkosten sowie Kosten für die Wartung der Heizungsanlage
- Warmwasserversorgung
- Betriebskosten für einen Aufzug, so vorhanden
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Gartenpflege
- Beleuchtung (Treppenhaus, Kellerflur)
- Kosten für Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Kosten für einen Hausmeister
- Laufende Kosten für eine SAT-Anlage oder einen Kabelanschluss
- Kosten für den Betrieb für Einrichtungen der Wäschepflege
- Sonstige Betriebskosten, zum Beispiel für die Wartung von Feuermeldern, die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Blitzableitern.
Diese Kosten darf der Vermieter nicht auf seinen Mieter umlegen:
- Kosten für Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
- Verwaltungskosten
- Steuern
- Zinsen für die Immobilienfinanzierung
- Anteilige Betriebskosten für eine leerstehende Wohnung im Haus (diese muss der Vermieter tragen)
- Unregelmäßig anfallende Kosten, etwa für das Schneiden von Bäumen, so dies nicht in regelmäßigen Abständen geschieht
Wie werden Betriebskosten verteilt?
Wenn Vermieter ihre Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen, können sie zwischen 4 verschiedenen Verteilerschlüsseln wählen. Daneben gibt es aber auch einige Vorschriften, die Vermieter beachten müssen:
- Die warmen Nebenkosten, wie Heizung oder Warmwasser, müssen laut Heizkostenverordnung (HeizKG) zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Also über einen Zähler, der genau misst, wie viel jede Mietpartei verbraucht hat.
- Die restlichen Nebenkosten können Vermieter auch nach Anteil der Wohnfläche, nach Personenzahl oder nach Wohneinheit abrechnen. Allerdings muss die Art des Verteilerschlüssels explizit im Mietvertrag festgelegt sein.
- Soweit nichts anderes vereinbart wurde, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (BGB; § 556a).
Wie hoch dürfen die Nebenkosten sein?
Vermieter müssen bei den Betriebskosten das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachtet. Das bedeutet aber nicht, dass sie regelmäßig nach den günstigsten Anbietern zum Beispiel für Strom oder Gas suchen müssen. Der Vermieter darf lediglich keine Anbieter wählen, die unverhältnismäßig hohe Preise verlangen. Weitergehende konkrete gesetzliche Regelungen, wie hoch die Betriebskosten sein dürfen, gibt es nicht.
Der deutsche Mieterbund ermittelt seit vielen Jahren die durchschnittlichen Betriebskosten in Deutschland und veröffentlicht die Ergebnisse als Betriebskostenspiegel. Regional und auch hinsichtlich der Eigenschaften von Gebäuden kann es hierbei aber zu erheblichen Unterschieden kommen. Die Höhe der tatsächlich anfallenden Betriebskosten hängt zum Beispiel auch davon ab, wie hoch kommunale Abgaben wie die Grundsteuer oder die Müllabfuhr in den jeweiligen Gemeinden sind. Und nicht zuletzt wird die Höhe der Betriebskosten auch vom individuellen Nutzerverhalten der Mieter bestimmt. Wer seine Wohnung auf 25 Grad aufheizt, muss mit höheren Heizkosten rechnen als der, dem 20 Grad genügen.
Die Betriebskostenabrechnung – das gehört rein
Die Betriebskosten werden üblicherweise gemeinsam mit der Miete in festgelegten Monatsbeiträgen als Betriebskostenvorauszahlung überwiesen. Der Vermieter ist dann verpflichtet, jährlich über die Nebenkosten abzurechnen (BGB; § 556 (3)).
Die Betriebskostenabrechnung muss sowohl formell als auch inhaltlich korrekt sein. Hinsichtlich der formellen Kriterien muss folgendes enthalten sein:
- nachvollziehbare Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angaben zu den Verteilerschlüsseln
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlung
Betriebskostenabrechnung: Tipps für Vermieter
Ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft, kann es sein, dass der Vermieter auf den gesamten Nebenkosten sitzenbleibt. Um das zu vermeiden, müssen Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung auf einiges achten.
Wie werden Nebenkosten richtig abgerechnet?
Passieren bei der Betriebskostenabrechnung Fehler, kann der Mieter die Abrechnung anfechten und muss unter Umständen am Ende seine Nachzahlung nicht leisten. Welche Kostenpunkte in der Betriebskostenabrechnung wie aufgeführt werden müssen und welche Fristen der Vermieter einhalten muss, kann dabei entscheidend sein.
Was, wenn der Mieter die Nebenkostennachzahlung nicht zahlt?
Ist der Mieter, nach einer Frist von 30 Tagen, mit seiner Zahlung in Verzug geraten, hat der Vermieter verschiedene Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist Kontakt zum Mieter aufzunehmen und das Gespräch suchen.
Im nächsten Schritt kann der Vermieter eine Mahnung verfassen, wenngleich diese nicht zwingend notwendig ist und der Mieter nach Ablauf der Frist auch ohne Mahnung in Verzug gerät. Mit einer Mahnung geht der Vermieter hingegen sicher, dass der Mieter Kenntnis von seinem Zahlungsverzug hat. Verfasst der Vermieter ein Mahnungsschreiben gibt es hier keine Formvorgaben.
Reagiert der Mieter nicht, bleibt dem Vermieter als weiterem Schritt die Abmahnung. Diese kann ebenfalls formlos verfasst werden. Sie sollte jedoch schriftlich sein, um eventuell als Beweis zu dienen, sowie Datum und Höhe der verspäteten Nebenkostennachzahlungen beinhalten. Auch die erneute Zahlungsfrist muss dem Mieter die Möglichkeit bieten den ausstehenden Betrag zu zahlen.
Am besten benennt der Vermieter in der Abmahnung auch die nächste Konsequenz, die dem Mieter droht, wenn er weiterhin nicht reagiert.
Als letzte Möglichkeit bleibt dem Vermieter schließlich die Klage, die unter Umständen mit einer Räumungsklage einher gehen kann. Ein Zugriff auf die Kaution wäre überdies nicht rechtens.
Wie lange dürfen sich Vermieter für die Betriebskostenabrechnung Zeit lassen?
Vermieter müssen für die Betriebskostenabrechnung bestimmte Fristen einhalten. Bis zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter dafür Zeit, sonst bleibt er auf den Kosten sitzen. Ist durch zu hoch angesetzte Betriebskostenvorauszahlungen ein Guthaben für den Mieter entstanden, so verfällt dieses nicht, wenn die Abrechnungsfrist nicht eingehalten wurde.
Wie kann der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?
Mit der jährlichen Abrechnung kann der Vermieter auch die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen. Dabei gilt: Die Anpassung muss in angemessener Höhe erfolgen. Nach der Abrechnung kann dafür der Jahreskostenbetrag durch zwölf geteilt werden, das Ergebnis ist der neue monatliche Vorauszahlungsbetrag. Zu viel gezahlte Beträge bekommt der Mieter mit der nächsten Abrechnung wieder zurück.
Betriebskostenabrechnung: Tipps für Mieter
Einmal im Jahr erhält der Mieter die Betriebskostenabrechnung von seinem Vermieter. Ob die Nebenkostenabrechnung stimmt, kann der Mieter selbst nachprüfen.
So können Mieter ihre Betriebskostenabrechnung prüfen
Spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter seinem Mieter eine Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr vorlegen. Dabei kann es dazu kommen, dass dem Mieter ein Guthaben zusteht oder eine Nachzahlung fällig ist. Oft passieren bei der Nebenkostenabrechnung aber auch Fehler. Mieter sollten daher ihre Betriebskostenabrechnung prüfen.
So können Mieter Nebenkosten von der Steuer absetzen
Mieter können bestimmte Posten aus der Nebenkostenabrechnung von der Steuer absetzen, was zu einer erheblichen Steuerersparnis führen kann. Zu den absetzbaren Nebenkosten gehören oft die Ausgaben für Haushaltsnahe Dienstleistungen wie Reinigungs- und Gartenarbeiten, aber auch Handwerkerleistungen für Reparaturen innerhalb der Mietwohnung. Diese Kosten müssen in der Nebenkostenabrechnung des Vermieters separat ausgewiesen sein.
Die Nebenkostenabrechnung kommt nicht – welche Rechte haben Mieter?
Versäumt der Vermieter die Fristen, hat er keinen Anspruch mehr auf Nachzahlungen. Nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums hat er dafür noch 12 Monate Zeit. Danach kann er lediglich die Höhe der Betriebskosten für das folgende Jahr anpassen.
Vermieter zahlt Guthaben aus Nebenkostenabrechnung nicht – was kann ich tun?
Grundsätzlich hat der Mieter mit Zugang der Betriebskostenabrechnung Anspruch auf die Erstattung des Guthabens. Lässt die Rückzahlung auf sich warten, kann der Mieter seinen Vermieter formal in Verzug setzen, ihn also mahnen. Im ersten Schritt reicht dazu meist ein Anruf. Reagiert der Vermieter nicht, ist der nächste Schritt der schriftliche Hinweis auf die Zahlungspflicht.
Mit der Mahnung kann der Mieter auch schon den nächsten Schritt ankündigen, nämlich den offenen Betrag mit kommenden Vorauszahlungen zu verrechnen. Der Mieter sollte bei diesem Vorgehen jedoch sehr genau darauf achten nur die Nebenkosten zu verrechnen und nicht die Miete. Andernfalls könnte er so in Mietrückstand geraten. Auch ein Blick in den Mietvertrag sollte der Mieter werfen, denn die Aufrechnung könnte dort vertraglich ausgeschlossen worden sein.
Ist der Mieter bereits aus der Wohnung ausgezogen, bleibt wohl nur die Klage.
Alternative zur Vorauszahlung: Betriebskostenpauschale
Vermieter haben allerdings auch die Möglichkeit, die Nebenkostenabrechnung zu umgehen. Das funktioniert, indem die Betriebskosten als Pauschale erhoben werden. Diese Nebenkostenpauschale muss allerdings bereits im Mietvertrag verankert sein.
Der Nachteil: der Vermieter kann die Betriebskostenpauschale nicht mehr nachträglich anpassen, wenn seine tatsächlichen Ausgaben steigen. Allerdings muss er auch nichts zurückzahlen, sollte der Mieter zu viel bezahlt haben. Will der Vermieter die Betriebskostenpauschale erhöhen, um die Betriebskosten zu decken, muss er einmalig eine Abrechnung anfertigen, damit der Mieter nachvollziehen kann, dass die Erhöhung der Betriebskostenpauschale gerechtfertigt ist.
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